Iratrendezés és archiválás

Mindennek megvan a maga rendje

Elromlik a mosógép, leáll a bojler, kilyukad a nemrég vásárolt cipő, füstölni kezd a laptop – mi a közös ezekben? Szerencsések vagyunk, ha a garancia lejárta előtt következnek be. Ha megvannak a szükséges papírok, akkor nem kell aggódnunk a súlyos kiadások miatt, hiszen kedvezményesen megjavíttathatjuk az elromlott dolgokat.

Ha megvannak a szükséges papírok…

De hogyan találjuk meg ezeket otthon? Merre keressük a garanciával és a vásárlással kapcsolatos nyomtatványokat? Talán a dobozban hagytuk – de akkor hol van a doboz? Vagy félre raktuk a többihez – de hol is tartjuk a papírokat? Az idő telik, a papír valahol kallódik, és a javítás még mindig sürgős lenne.

Egy iratrendező módszerrel azonban jóval hatékonyabbak lehetnénk.

De hogyan alakítsunk ki egy otthoni rendszert?

  1. Tervezés

A legelső lépés, hogy alaposan gondoljuk végig az iratrendezés mikéntjét. Hol van elég helyünk a papírok elhelyezésére? Milyen főbb kategóriákra van szükségünk – pl. számlák, garanciapapírok, levelek, munkahelyi dokumentumok? Milyen „kódrendszert” szeretnénk használni – abc sorrendbe tesszük a kategóriákat, vagy fontosság alapján rendszerezünk?

Ha már megvan fejben az ötlet, akkor vessük papírra az elképzeléseket, hogy a későbbiekben mindig legyen mihez nyúlni, ha elakadnánk.

  1. Előkészítés

Szerezzünk be minden szükséges kelléket az iratrendezéshez. Alaposan gondoljuk végig, hogy a tervek alapján milyen eszközök kellenek, esetleg akarunk-e színkódot használni. Írjuk össze a „beszerzési” listát és szerezzük be az ezen szereplő tételeket.

  1. Kivitelezés

Készítsünk elő minden beszerzett eszközt és lássunk munkához. Lyukasszunk, ragasszunk, rendszerezzünk, kapcsozzunk és pakoljunk – alkossuk meg a saját iratrendszerünket. Ebben hatalmas segítséget nyújtanak majd a különböző kiegészítők, a gyűrűs mappától elkezdve a genothermeken keresztül használhatunk elválasztó lapokat, iratpapucsokat, regisztereket és akár öntapadó zsebeket is.

  1. Használat

Ha elkészültünk a rendszerezéssel, akkor vegyük is használatba. Egy idő elteltével mérlegeljünk, gondoljuk végig, hogy a terveknek megfelelően működik-e a rendszer, és amennyiben szükségesnek látjuk, módosítsunk az előzetes elképzelésen.

A rendszerezett iratokkal tehát minden könnyebb

Gyorsan előkerülnek a garanciapapírok, illetve a szerződés és a baráti levelek is hamar meglesznek. A különböző kiegészítők nélkül azonban hiába találunk ki egy tökéletes rendszert. Az irodai eszközök nélkül az iratrendezés és az archiválás lehetetlen dolog.

De mindezeket nálunk egy helyen megtalálja

Szerezze be tőlünk a kiegészítőket, hiszen honlapunkon mindent megtalál egy helyen. Írja össze, hogy mire van szüksége és szerezze be őket még ma – egyszerűen, néhány kattintással.

6.jpg